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環境は徐々に整備

本来であれば計画的に導入するものなのかもしれませんが、ご存知のとおり緊急事態でしたので、突貫でテレワークに移行していったというのが正直なところです。そんな中でも、社員が知恵を出し合い、徐々に環境を整えていきました。

●PCをリモート操作可能に
ノートPCを支給されている社員は、どのネットワークからも社内サーバーにアクセスできるよう設定を変更。デスクトップPCの社員は、リモート操作を可能にする設定を行いました。ネットワーク関連のフォローをしていただいている委託先にも協力いただき、セキュリティ面にも注意を払いました。

●ビデオ通話システムの導入
Zoomを導入し遠隔でもミーティングを行えるようにしました。以前は対面で毎朝行っていた営業同士の共有会議も、ビデオ通話で行うことになりましたが、比較的違和感なく移行できたかと思います。

●手書きのボードをExcelに
これまで紙に書き出し、壁等に掲示していた進捗表や売上を記載するボードも、社内サーバー内のエクセルで共有するようにしました。運用しながらも、さらにアイデアを出し合い、使いやすいよう徐々にカスタマイズも行っていきました。

●同報メールを活用
以前であれば対面･口頭で業務をシェアする場面も多くありましたが、お互いの状況がわかりづらくなったということで、同じカテゴリーの業務を行う者同士で同報メールの設定をしました。1アドレスで複数名に届くので、余計な連絡や確認をせずとも、情報を共有できたり、業務をシェアできるようになりました。

上記は主な例で、細かい部分の整備も多くありましたし、まだまだ不十分だと感じている部分もありますが、「業務をまわす」という観点で言えば、テレワークでも十分対応可能であるということは実証されたと思っています。出社が必要な際は時差出勤なども取り入れ、現在はテレワークと両立させながら交替制での出社としています。

社員の声から見えてくるもの

社員に、テレワークについてのアンケートを取ってみると、8割以上が「今後も続けたい」と回答しました。しかし、歓迎する中にもそれぞれ課題を感じていたり、立場による想いなども見え隠れしました。以下、回答をまとめてみます。

●テレワークをしてみてよかったこと
＜多数意見＞
□通勤時間が削減された(仕事･プライベート･家事に効率良く時間が配分できる)
□通勤によるストレスが減った
＜少数意見＞
□会社としてテレワークも可能だと証明されたこと
□出社だと必要な洋服代や昼食代が節約できる
□紙の出力が減ってエコ
□宅配の受け取りに便利･就業後でも銀行等に行ける
□出社時のコミュニケーションが毎日出社していた頃より濃くなった

●テレワークをしてみて困ったこと･課題に感じたこと
＜多数意見＞
□他のメンバーの様子がわかりづらい
□仕事の依頼や会話がすぐできない
□仕事とプライベートのメリハリがつけづらくなった
□自宅のネット環境に問題があった
＜少数意見＞
□業務ができる環境の整備に手間と時間がかかった
□環境が変化したことで今までとは違うストレスも感じた
□紙の書類が必要な際は不便だった
□会社全体の士気が下がったような気がした
□太った

●他にもこんな意見が…
□出社しなくてもできることがあるのがわかったので、出社日が無駄に感じる
□ちょっとした私用や少し体調が優れないときは、テレワークという選択肢があるのは助かる
□現在の交替制の出社くらいがメリハリがあってちょうどいい
□方向性の共有や全員の意思疎通が図りづらいのであれば、完全テレワークも考えもの
□「こなせて」はいるが、プラスアルファや業績UPへの動きは取りづらい
□みんなの顔を見ながら仕事ができないのは不安

時間や効率、ストレス軽減の面では大きなメリットを感じている一方で、コミュニケーションや一体感という部分では多くの社員が課題を感じているようでした。特にマネジメントや教育の部分は、会社としてもまだまだ改善の余地があると認識しています。

今後世の中がどう動くのか不透明な部分もありますが、株式会社ブレインズ･コミュニケーションとしては、テレワークを一つの選択肢として、今後も活用していくことは間違いないと思っています。